◆ 集团法务部 供稿

   法务部成立以来，一直肩负着办理诉讼、仲裁案件的重任。在办案过程中，我们得到了相关部门的大力支持，但也发现了很多问题。尤其是前些年，公司对基础资料管理归档的忽视，导致后续案件过程中很多证据缺失，无法形成有效的“证据链”，这为办案工作增添了很多困难，更让很多案件经历一审、二审、再审这些程序，消耗了大量的人力、物力、财力和时间。下面，我们和大家分享一下，在平时工作当中可能被我们忽视的有用资料。

   一、结算单、封账协议：只要拥有它，不怕账不清

   工程完工，意味着收尾结算工作的开始。无论是买卖材料、租赁设备，还是施工分包、劳务分包等等，都要进行结算。如果只是口头约定，那么随着人员的流动、时间的流逝，势必无法还原当时的场景，而一旦双方的描述不一致，就只能采取鉴定、评估等手段。这将会极大地延长案件审理的时间。

   大量的事实告诉我们，只有书面的、经过结算双方确认的材料，以及它所反映出来的事实，才是被法院最终认可的“法律事实”。因此，目前在工程领域普遍采用《结算单》或《封账协议》的形式，来确认双方最终的结算金额。那么，一份有效的《结算单》或《封账协议》应当包括哪些内容呢？

   第一，明确结算双方的主体信息。结算的项目是哪个，工程量（或数量）是多少，结算的金额是多少以及结算的日期等等。因此，要尽量使用各产业制定的标准的《结算单》和《封账协议》模板。

   第二，结算时，除了合同价款外，对于合同中已约定的、由双方各自承担的费用，应当计入结算总金额当中。如果一旦遗漏且《结算单》或《封账协议》生效，将很难进行弥补。

   第三，在《结算单》和《封账协议》上，应当加盖双方的公章。如无法加盖公章，应当由项目经理或代理人签名确认。项目经理应当是在业主备案的、对外公示的项目经理；代理人应当是《授权委托书》中注明的人，或者是合同中约定的、可以代表对方进行工程结算的人。

   第四，《结算单》或《封账协议》签署后，要做好存档整理工作。

   二、授权委托书和代理人身份证复印件：小小两张纸，作用很巨大

   我们在签订合同时，或者工程结算时，法定代表人不一定能够同时到场签名。因此，很多时候只能是由代理人来完成签字手续和流程。那我们需要注意什么呢？

   第一，委托人的签名或签章是否齐全。委托人是企业的，要加盖公章；委托人是个人的，要进行签名和签章。

   第二，代理人的信息及身份证复印件是否齐备，比如姓名、身份证号等。我们的一些项目，代理人实际就是挂靠在他人名下或者自己就是承包人。因此，如果涉及诉讼，这个代理人也应当被列为共同被告。但如果代理人的身份证复印件缺失，我们将无法直接对他进行起诉，只能通过公安机关查找他的身份后再进行诉讼，这样无疑会增加工作的难度和时长。因此，委托书还应当将代理人的身份证附在上面或者作为附件（如作为附件，应当在委托书内容上标注“附：代理人身份信息”类似的字样），并在上面加盖公章（委托人是个人的进行签名）。

   第三，代理人的职权范围应当明确。比如“授权某某为本公司代理人，以本公司名义办理某某事宜”，或“授权某某为本公司全权代表，去贵处办理某某事宜”等等，如果没有此类描述，我们很难认定代理人的行为是个人行为还是代理行为。

   第四，代理人从事的工作是否在授权期限内。一般情况下，授权委托书会注明委托期限，虽然只是一句话，但如果超过这个期限，很难认定代理人的行为是被委托人认可的代理行为。

   三、催款函及送达存单：对方耍赖拖时效，催款送达促履行

   近几年，随着法律意识的提高，我们开始广泛使用《催款函》或《律师函》来作为督促客户履行义务的一种有效手段。但实践中我们会发现，发函单位通常只是保留了《催款函》或《律师函》的复印件，至于什么时间发出、什么时间收到，根本无从知晓。我们要知道，民法上强调的是“谁主张谁举证”的举证责任，如果我们不能提供有利证据，那我们的主张是不会被法院认可的。因此，我们不仅要在信件的封面注明是“某项目催款函”，及时打印寄件证明，还应当保存好客户的签收信息。只有这样，才能形成一个完整的催收流程和形成有效的证据链。

   说完这些，我们希望公司今后在管理中能进一步加强对基础资料归档的规范，形成归档内容和流程的标准，让各单位、部门和项目都能有据所依，有章可循。如此，我们在碰到案件时，也可以心中有数。